Težnje k razvoju in napredku vedno znova kličejo po naprednejših, inovativnih in učinkovitejših poslovnih rešitvah, ki predstavljajo najboljši odgovor na konkurenčne razmere na trgu. Le-te odločilno determinirata čas in denar, zato je pomembno, da ju imamo zmeraj pod nadzorom, saj lahko le tako z njima upravljamo tudi racionalno. Prihranek časa in denarja, pa sta samo dve osnovni prednosti elektronskega podpisovanja in arhiviranja, ki uresničujeta vizijo o pisarni brez papirja.

Varno udobje e-podpisovanja

• Elektronsko lahko podpisujemo vse elektronske dokumente: račune, naročilnice, povratnice, pogodbe, plačilne naloge, e-obrazce itd.
• Omogočeno podpisovanje večih dokumentov hkrati ali le del posameznega dokumenta, kot tudi podpisovanje enega dokumenta s strani večih uporabnikov.
• Pravno veljavo določa overitev s kvalificiranim digitalnim potrdilom, ki se ga ne da ponarediti ali kopirati; v skladu z določili slovenske zakonodaje
• Časovno žigosanje digitalno podpisanih dokumentov.
  

• Omogočeno preverjanje elektronskega podpisa in časovnega žigosanja; zagotovljena identifikacija podpisa.
• Digitalno podpisovanje v skladu z dodeljenimi pravicami; omogočeno ročno ali avtomatsko podpisovanje.
• Preprosta in varna uporaba preko namiznega odjemalca ali spletnega brkljalnika.
  
  

Zakaj je uvedba e-podpisovanje dobra investicija?

Odgovor se ponuja med številni prednostmi, ki omogočajo racionalizacijo poslovnih procesov:

• zmanjševanje operativnih stroškov papirnega poslovanja in poštnin,
• kontrolni mehanizem, ki uporabniku glede na njegove pravice omogoči, omeji ali onemogoči dostop do določenega dokumenta,
• avtomatizacija procesov na najvišjem nivoju varnosti,
• zagotavlja avtentičnost in integriteto dokumentov,
• dokončna priprava dokumenta za elektronsko arhiviranje,
• možna integracija v poljubne aplikativne (npr. workflow aplikacije) in sistemske rešitve.

Pomembne informacije zmeraj na dosegu roke

• Elektronsko arhiviranje različnih vrst dokumentov in podatkov: pogodbe, računi, dobavnice, naročila, potni nalogi, elektronska pošta, poslovni procesi in multimedijski dokumenti.
• Arhiviranje elektronskih in skeniranih dokumentov v različnih formatih.
• Poljubna določitev lastnosti in poimenovanje arhiviranih dokumentov: vnos/izpis po tematskih sklopih, delovnih skupinah, posameznih datotekah ipd.
• Preprosto in hitro iskanje dokumentov po vseh lastnostih: datumih, partnerjih, namenu, vrsti dokumenta ipd.
• Določanje pravice skupin ali posameznikov za dostop do dokumentov.
• Omogočena istočasna obdelava dokumentov s strani večih uporabnikov.
• Integriran sistem časovnega žigosanja dokumentov.
• Popolna integracija s poslovno programsko opremo.
• Arhiviranje na ustrezne nosilce z dolgo življenjsko dobo.

Kako e-arhiviranje izboljšuje poslovanje podjetja/organizacije?

O učinkovitosti in smiselnosti rešitve pričajo sledeče prednosti:

• zagotavljanje transparentnosti poslovanja: vpogled v zgodovino dogodkov na posameznem dokumentu, 
• zmanjšanje stroškov in časa povezanih z iskanjem, kopiranjem in pošiljanjem dokumentov,
• zmanjšanje fizičnega prostora za arhiviranje poslovne dokumentacije, 
• učinkovitejši nadzor nad uporabo dokumentov zagotavlja revizijsko sled,
• višja storilnost zaposlenih,
• zagotovljena visoka varnost pred uničenjem in odtujitvijo,
• stalna in takojšnja dosegljivost arhiviranih dokumentov na enem mestu: dostop preko namiznega odjemalca
• ali spletnega brkljalnika,
• povezljivost dokumentov,
• možnost preverjanja identitete in veljavnosti digitalnih potrdil ter časovnih žigov,
• zagotavljanje dolgoročne veljavnosti elektronskega podpisa in dolgotrajnega arhiva v skladu s priporočili in zakonodajo,
• možnost modularne nadgradnje, ki omogoča popolno prilagoditev potrebam in zahtevam naročnika.