Pomembni elementi sodobnega načina poslovanja so hitrost, natančnost, zanesljivost in cenovna ugodnost. Če jih združimo v celovito programsko rešitev dobimo DMS, produkt s katerim lahko podjetje poenostavi in pospeši običajen tok poslovnih dokumentov na način, da celoten življenjski cikel od nastanka do arhiva vodi v elektronski obliki. DMS aplikacije kreirajo, organizirajo, upravljajo in omogočajo dostop do vsebin oz. najrazličnejših dokumentov, ki se varno arhivirajo na različnih medijih. Tako omogočajo organiziranje poslovnih procesov, ki z zajemom in obdelavo vseh pomembnih podatkov odražajo celovit pregled nad delovanjem podjetja oz. organizacije.

Koraki DMS procesa 

ZAJEM: vhodna pošta, faks, naročilnice, prejeti računi, pogodbe, elektronski dokumenti, e-pošta, multimedija itd.

KLASIFIKACIJA: izboljšave skeniranih dokumentov, klasificiranje, indeksiranje in potrditev dokumentov.

DISTRIBUCIJA: dostava dokumentov do prave osebe ob pravem času.

ARHIVIRANJE: na ustrezne medije z dolgo življenjsko dobo. 

Zagotovljena preglednost

• Na enem mestu združuje delovne time, vsebino in poslovne procese.
• Celovit nadzor na uporabo aplikacij; dnevnik opravil, revizijska sled.
• Enkraten zajem – večkratna uporaba; distribucija brez fizičnega prenosa.
• Iskalnik; enostaven in hiter dostop.
• Preprosta sledljivost.

Zmanjšanje stroškov

• Posodobljena rešitev za hitro in stroškovno učinkovito upravljanje vseh vrst dokumentov.
• Omogoča zmanjšanje operativnih stroškov (majhna poraba časa in papirja) in izboljšanje odnosov s strankami.
• Zmanjšuje delež človeških napak in stroške, ki jih posledično prinašajo takšne napake.

Učinkovitost na ravni celotne organizacije

• Pripomore k večji uspešnosti zaposlenih in večji učinkovitosti procesov ter k večji fleksibilnosti, konkurenčnosti in uspešnosti vašega podjetja.
• Workflow: enotna platforma zaposlenim omogoča, da sodelujejo pri ustvarjanju, upravljanju, distribuciji in arhiviranju dokumentov.
• Večja hitrost prenosa dokumentov.
• Avtomatizacija določenih vidikov poslovnih procesov.

Povezljivost z ERP sistemi

• Popolna integracija s poljubno poslovno programsko opremo: Datalab, Navision, SAP itd.
• Možnost integracije z MS Office.
• Minimalni stroški implementacije.

Nadzorovan dostop in izvajanje opravil

• Neomejen hkraten dostop pooblaščenih oseb; preko spletnega in namiznega vmesnika.
• Integriran e-podpis in časovno žigosanje.
• Zmanjšate tveganje zaradi neusklajenosti z zakonskimi predpisi.   

ZAJEM (SKENIRANJE)- rešitev za upravljanje poslovnih dokumentov