Novi Event Manager za upravljanje dogodkov na najvišji ravni
Prvi Event Manager program smo sicer razvili leta 2016 z namenom olajšati organizacijo dogodkov za poslovne namene in takrat še niti slutili nismo, da ima naš produkt potencial, da iz priročnega sopotnika za organizacijo splošnih dogodkov, zraste v učinkovit, varen, pregleden in zanesljiv sistem za celovito organizacijo dogodkov.
Z dobro osnovno in veliko idejami smo se prijavili na razpis za Sistem akreditiranja in organizacijo dogodkov (SAOD) za uporabo v javni upravi, s poudarkom na predsedovanju Slovenije Svetu EU med julijem in decembrom leta 2021. Na razpisu smo bili uspešni in po skoraj letu in pol intenzivnega dela, odličnega sodelovanja z naročnikom tako v fazi načrtovanja kot izvedbe, konstantnega testiranja, učenja in prilagajanja (tudi novim zahtevam, ki jih je prinesla pandemija), smo uspešno in na rok zaključili projekt, ki je obsegal razvoj kar 4 aplikacij:
Projekt je bil zelo obsežen tako po vsebini, zahtevah in številu deležnikov, ki so sprva sodelovali v fazi načrtovanja, medtem ko se je število uporabnikov uredniškega sistema povečalo na več sto, ko je bila konča rešitev bila predana v polno uporabo.
Svojevrsten izziv so predstavljale tudi omejitve, ki jih je prinesla pandemija, saj smo izvedbo projekta pričeli sočasno z vsemi sprejetimi ukrepi 'lockdowna', tako da je bila celotna faza načrtovanja izvedena povsem na daljavo ter s pomočjo on-line komunikacijskih orodij. Omejitve v offline svetu so zelo učinkovito nadomeščala različna online orodja (Moqups, MS Teams, Camtasia).
Z zaključkom projekta je naš Event Manager klub kompleksnosti vseh procesov in posebnih pogojev, ki narekujejo delovanje 'backenda', postal uporabniško prijazen, celovit in pregleden uporabniški vmesnik, ki med drugim zmore:
… in še mnogo več, kar je enostavno nemogoče povzeti v eni sami berljivi novici. SAOD je doslej odlično opravil svojo nalogo pri organizaciji vseh do sedaj največjih (po obsegu, kot po zahtevnosti) dogodkih predsedovanja, ki so se jih udeležile najštevilčnejše delegacije EU in Evropske komisije ter številne medijske ekipe iz vsega sveta. Rešitev je nenazadnje prepričala tudi organizacijsko ekipo dogodka Bled Strategic Forum, a več o tem drugič.
Toliko novega se je dogajalo in zgodilo v tem obdobju, da bomo več zanimivih podrobnosti našega novega Event Managerja delili z vami še v prihodnjih novicah.
1. JULIJ 2021
Event Manager
- Enotna uredniška aplikacija za organizacijo dogodkov, pregledom in upravljanjem prijav in akreditacij ter upravljanje vsebin spletnega portala in mobilne aplikacije,
- Spletni akreditacijski portal z interaktivnim koledarjem dogodkov z možnostjo zbiranja prijav za zaprte ali odprte tipe dogodkov in z možnostjo pregleda nad prijavami in statusi akreditacij,
- Mobilna aplikacija za akreditirane uporabnike, ki lahko preko šifre povabila spremljajo vse podrobnosti o dogodku (Android in iOS).
- Mobilna check-in aplikacija za organizatorje dogodkov, ki omogoča branje QR kod akreditacijskih kartic in eVstopnic kar z mobilno napravo. Omogoča tudi ročno evidentiranje neprijavljenih oseb na dogodek in pa pošiljanje nujnih eObvestil (email, sms in potisnih obvestil).
| Spletni akreditacijski portal z interaktivnim koledarjem dogodkov |  |
 | Pregled in upravljanje akreditacij |
| Mobilna aplikacija za akreditirane uporabnike |  |
 | Mobilna check-in aplikacija za organizatorje dogodkov |
Projekt je bil zelo obsežen tako po vsebini, zahtevah in številu deležnikov, ki so sprva sodelovali v fazi načrtovanja, medtem ko se je število uporabnikov uredniškega sistema povečalo na več sto, ko je bila konča rešitev bila predana v polno uporabo.
Svojevrsten izziv so predstavljale tudi omejitve, ki jih je prinesla pandemija, saj smo izvedbo projekta pričeli sočasno z vsemi sprejetimi ukrepi 'lockdowna', tako da je bila celotna faza načrtovanja izvedena povsem na daljavo ter s pomočjo on-line komunikacijskih orodij. Omejitve v offline svetu so zelo učinkovito nadomeščala različna online orodja (Moqups, MS Teams, Camtasia).
Z zaključkom projekta je naš Event Manager klub kompleksnosti vseh procesov in posebnih pogojev, ki narekujejo delovanje 'backenda', postal uporabniško prijazen, celovit in pregleden uporabniški vmesnik, ki med drugim zmore:
- Interen interaktiven koledar z barvnimi označbami glede za ravni organizacijske zahtevnosti dogodka in s pregledom kontaktov odgovorih oseb za posamičen dogodek.
- Uredniško, več-nivojsko nastavitev pravic dostopov posameznih uporabnikov na navigacijskih, modulski in vsebinsko-funkcijski ravni.
- Pregled in upravljanje akreditacij, tako stalnih, kot tistih vezanih na posamičen dogodek.
- Možnost tiskanja akreditacij različnih formatov in različnih grafičnih predlog.
- E-mail marketing sistem za pošiljanje večjezičnih eVabil in avtomatiziranih e-sporočil.
- Upravljanje vsebine podrobnosti dogodka za spletne in mobilne aplikacije - en vnos vsebine 2 različna, a prilagojena prikaza vsebine.
- Možnosti izvoza številnih excel in pdf poročil.
- Modul za upravljanje voznega parka in pregled rezervacij vozil ter voznikov.
- Modul za upravljanje naročil daril in označevalnih sistemov.
- Vodenje stroškov (in različni izpisi poročil) na ravni dogodka, tipu dogodkov ali časovnem obdobju.
- Organizacija nastavitev, prehrane in sedežnega reda za udeležence posamičnega dogodka…
… in še mnogo več, kar je enostavno nemogoče povzeti v eni sami berljivi novici. SAOD je doslej odlično opravil svojo nalogo pri organizaciji vseh do sedaj največjih (po obsegu, kot po zahtevnosti) dogodkih predsedovanja, ki so se jih udeležile najštevilčnejše delegacije EU in Evropske komisije ter številne medijske ekipe iz vsega sveta. Rešitev je nenazadnje prepričala tudi organizacijsko ekipo dogodka Bled Strategic Forum, a več o tem drugič.
Toliko novega se je dogajalo in zgodilo v tem obdobju, da bomo več zanimivih podrobnosti našega novega Event Managerja delili z vami še v prihodnjih novicah.
10. MAJ 2023
9. JANUAR 2023
22. AVGUST 2022
5. JULIJ 2022
7. JUNIJ 2022
24. DECEMBER 2021
16. NOVEMBER 2021
18. OKTOBER 2021
1. SEPTEMBER 2021
22. JULIJ 2021
BuyITC d.o.o.
Prvomajska ulica 30
2000 Maribor
Prvomajska ulica 30
2000 Maribor
@Copyright 2022 BuyITC d.o.o. Vse pravice pridržane. BuyITC je zaščitena blagovna znamka.