Sistem akreditiranja in organizacijo dogodkov (SAOD) – Event Manager

Z dobro osnovno in veliko idejami smo se prijavili na razpis za Sistem akreditiranja in organizacijo dogodkov (SAOD) za uporabo v javni upravi, s poudarkom na predsedovanju Slovenije Svetu EU med julijem in decembrom leta 2021. Na razpisu smo bili uspešni in po skoraj letu in pol intenzivnega dela, sodelovanja z naročnikom v fazi načrtovanja in izvedbe, konstantnega testiranja, učenja in prilagajanja (tudi novim zahtevam, ki jih je prinesla pandemija), projekt uspešno in na rok zaključili.

Projekt je bil zelo obsežen po vsebini, zahtevah in številu deležnikov, ki so sprva sodelovali v fazi načrtovanja, število uporabnikov uredniškega sistema pa se je povečalo na več sto, ko je bila končna rešitev predana v polno uporabo. SAOD je opravil svojo nalogo pri organizaciji dogodkov predsedovanja, ki so se jih udeležile delegacije EU in Evropske komisije ter medijske ekipe iz vsega sveta. Rešitev je bila uporabljena tudi za organizacijsko ekipo dogodka Bled Strategic Forum.

Izvedbo projekta smo pričeli sočasno z ukrepi 'lockdowna', tako da je bila celotna faza načrtovanja izvedena na daljavo s pomočjo on-line komunikacijskih orodij (Moqups, MS Teams, Camtasia).


Razvoj 4 aplikacij

Projekt je obsegal razvoj 4 aplikacij:

• Enotna uredniška aplikacija za organizacijo dogodkov: Omogoča pregled in upravljanje prijav in akreditacij ter upravljanje vsebin spletnega portala in mobilne aplikacije.
• Spletni akreditacijski portal: Vsebuje interaktivni koledar dogodkov z možnostjo zbiranja prijav za zaprte ali odprte tipe dogodkov in z možnostjo pregleda nad prijavami in statusi akreditacij.
• Mobilna aplikacija za akreditirane uporabnike: Deluje na sistemih Android in iOS. Uporabniki lahko preko šifre povabila spremljajo vse podrobnosti o dogodku.
• Mobilna check-in aplikacija za organizatorje dogodkov: Omogoča branje QR kod akreditacijskih kartic in eVstopnic z mobilno napravo, ročno evidentiranje neprijavljenih oseb na dogodek in pošiljanje nujnih eObvestil (email, sms in potisnih obvestil).

Funkcionalnosti sistema

Končna rešitev obsega uporabniško prijazen, celovit in pregleden uporabniški vmesnik ter zaledni sistem (backend), ki omogoča:

• Interen interaktiven koledar z barvnimi označbami glede za ravni organizacijske zahtevnosti dogodka in s pregledom kontaktov odgovornih oseb za posamičen dogodek.
• Uredniško, več-nivojsko nastavitev pravic dostopov posameznih uporabnikov na navigacijskih, modulski in vsebinsko-funkcijski ravni.
• Pregled in upravljanje akreditacij, tako stalnih, kot tistih vezanih na posamičen dogodek.
• Možnost tiskanja akreditacij različnih formatov in različnih grafičnih predlog.
• E-mail marketing sistem za pošiljanje večjezičnih eVabil in avtomatiziranih e-sporočil.
• Upravljanje vsebine podrobnosti dogodka za spletne in mobilne aplikacije (en vnos vsebine za dva različna prilagojena prikaza vsebine).
• Možnosti izvoza številnih excel in pdf poročil.
• Modul za upravljanje voznega parka in pregled rezervacij vozil ter voznikov.
• Modul za upravljanje naročil daril in označevalnih sistemov.
• Vodenje stroškov (in različni izpisi poročil) na ravni dogodka, tipu dogodkov ali časovnem obdobju.
• Organizacija nastanitev, prehrane in sedežnega reda za udeležence posamičnega dogodka.